Katholiek Onderwijs Bisdom Antwerpen

Voorkempen

Privacyverklaring – Aanmeldingssysteem KOBA Voorkempen

In deze privacyverklaring vindt u hoe KOBA Voorkempen, als initiatiefnemer én schoolbestuur van de deelnemende school, uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt wanneer u gebruikmaakt van het digitale aanmeldingssysteem.

KOBA Voorkempen neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig en verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Vlaamse en federale regelgeving.

Deze privacyverklaring beantwoordt uw vragen over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het aanmeldingssysteem.

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke

KOBA Voorkempen treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor alle deelnemende scholen binnen het aanmeldingsinitiatief.

Adres: Nooitrust 4 – 2390 Westmalle
E-mail: schoolbestuur@kobavoorkempen.be 

Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid

Voor bepaalde onderdelen treedt KOBA Voorkempen op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met:

• AGODI (Agentschap voor Onderwijsdiensten)
  AGODI beheert o.a. de koppeling met de leerlingendatabank.

De onderlinge verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een gezamenlijke overeenkomst.

Verwerkers

KOBA Voorkempen maakt gebruik van externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in opdracht van KOBA Voorkempen.
FrontForce NV is daarbij verwerker voor het ontwikkelen, onderhouden en beheren van het aanmeldingssysteem.

Met elke verwerker sluit KOBA Voorkempen een verwerkersovereenkomst af volgens artikel 28 AVG.

Functionaris gegevensbescherming (AIV)
KOBA Voorkempen wordt ondersteund door een functionaris voor gegevensbescherming, aanspreekpunt informatieveiligheid genaamd (AIV).
Contact: privacy@kobavoorkempen.be

2. Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?

Gegevens van ouders

• Identificatiegegevens – nodig voor identificatie en authenticatie
• Contactgegevens – nodig om te communiceren over het aanmeldingsdossier
• Gegevens met betrekking tot voorrang (zoals kind van personeel) – nodig voor correcte rangordebepaling

Gegevens van leerlingen die worden aangemeld

• Identificatiegegevens – identificatie en authenticatie
• Aanmeldingsgegevens: schoolkeuze, voorrangsgroepen, bewijsstukken
• Resultaat rangordemotor (toewijzing, weigering, toewijzingsbericht)
• Inschrijvingsstatus – nodig om capaciteit, weigeringen en wachtlijsten correct te beheren
• Gegevensuitwisseling met de AGODI‑leerlingendatabank voor controles op gegarandeerde schoolloopbaan (basisonderwijs)

Andere betrokkenen

(zoals medewerkers van KOBA Voorkempen, schoolmedewerkers, helpdeskmedewerkers die toegang krijgen):

• Identificatiegegevens – nodig voor toegang en authenticatie

Gebruik voor monitoring

Alle gegevens kunnen worden gebruikt voor evaluatie en monitoring van het aanmeldingssysteem.

Rechtsgrond

De verwerking van persoonsgegevens in het aanmeldingssysteem gebeurt op basis van:

• wettelijke verplichtingen uit het Inschrijvingsdecreet en het Decreet Basisonderwijs;
• de uitoefening van een taak van algemeen belang / openbaar gezag: het correct organiseren van aanmeldingen en inschrijvingen;
• toestemming, uitsluitend wanneer dit uitdrukkelijk wordt gevraagd en niet voortvloeit uit een wettelijke verplichting.

3. Foute of onvolledige gegevens

Tijdens de aanmeldingsperiode kunnen ouders hun dossier zelf aanpassen (schoolkeuze wijzigen, bewijsstukken toevoegen, personen toevoegen, enz.).
Elke wijziging wordt bevestigd via e-mail aan de aanmelder.

4. Cookies

Het aanmeldingssysteem maakt gebruik van technische cookies die noodzakelijk zijn voor:

• authenticatie
• correcte werking van de website en software

Er worden geen cookies gebruikt voor marketing of profilering.

5. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

KOBA Voorkempen bewaart persoonsgegevens maximaal twee jaar na de aanmelding, de periode die nodig is voor ordening, toewijzing en opvolging van inschrijvingen.

Na deze termijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Aanvullende toelichting
Gegevens die langer worden bewaard omwille van administratieve of wettelijke verplichtingen worden waar mogelijk geanonimiseerd. Dit betekent dat ze niet langer tot individuele personen herleidbaar zijn.

6. Wie kan uw persoonsgegevens zien?

Het systeem werkt met verschillende rollen en toegangsrechten.

Beheerder (KOBA Voorkempen)

• aangewezen door KOBA Voorkempen
• kan alle dossiers bekijken en het digitale logboek raadplegen

Helpdeskmedewerker

• aangeduid door KOBA Voorkempen
• kan alle dossiers bekijken om ouders te ondersteunen en kan controles uitvoeren op voorrang

Schoolmedewerker

• aangeduid door de directeur
• ziet alleen dossiers die voor de eigen school relevant zijn
• heeft géén zicht op andere voorkeursscholen

Schooldirecteur

• kan medewerkers aanduiden
• heeft geen toegang tot leerlingendossiers

AGODI-medewerkers

• hebben enkel toegang tot gegevens die nodig zijn voor de wettelijke opvolging van weigeringen
• hebben geen toegang tot overige leerlinggegevens

Indien gegevens worden gedeeld met andere instanties, gebeurt dit enkel volgens een formeel protocol zoals bepaald in het Decreet Elektronisch Bestuurlijke Gegevensuitwisseling (18 juli 2018).

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
KOBA Voorkempen streeft ernaar om alle persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Omdat sommige verwerkers of hun onderaannemers gebruik kunnen maken van ondersteunende diensten buiten de EER, is het mogelijk dat persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen worden doorgegeven naar landen die niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming bieden.

In dat geval worden steeds passende waarborgen voorzien, zoals:
• standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses – SCC’s),
• aanvullende technische of organisatorische maatregelen,
• of doorgifte naar landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen.

KOBA Voorkempen blijft in alle gevallen verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens en ziet erop toe dat de verwerking steeds in overeenstemming is met de AVG.

7. Beveiliging van uw persoonsgegevens

KOBA Voorkempen neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik en ongeoorloofde toegang te voorkomen, waaronder:

• strikt rollen- en rechtenbeheer
• uitgebreide logging
• encryptie
• performantie- en penetratietesten
• beveiligde netwerkinfrastructuur
• fysieke beveiliging van datacenters

Aanvullende beveiligingsmaatregelen
Toegang tot het systeem gebeurt via strikt rollenbeheer en beveiligde authenticatie. Waar mogelijk wordt gebruikgemaakt van meerfactorauthenticatie (MFA) en het principe van least privilege, waarbij gebruikers enkel toegang krijgen tot gegevens die noodzakelijk zijn voor hun taken.

8. Uw rechten

U hebt het recht op:

• inzage van uw persoonsgegevens
• verbetering
• verwijdering
• bezwaar tegen verwerking
• intrekking van toestemming (indien van toepassing)

U kunt uw verzoek richten aan KOBA Voorkempen via: schoolbestuur@kobavoorkempen.be
We vragen een bewijs van identiteit om misbruik te voorkomen.

Beperkingen op bepaalde rechten
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een wettelijke verplichting of een taak van algemeen belang, kunnen bepaalde rechten zoals het recht op verwijdering of het recht op bezwaar beperkt zijn. In dat geval informeren we u steeds over de reden waarom een verzoek niet of slechts gedeeltelijk kan worden uitgevoerd.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

De rangordemotor (ROM) werkt automatisch, maar:

• ouders worden vooraf hierover geïnformeerd
• KOBA Voorkempen test en controleert de resultaten voor ze definitief zijn
• de ROM kan uitleg geven over de gebruikte criteria en volgorde
• elke initiatiefnemer binnen KOBA Voorkempen voorziet een ombudsdienst inschrijvingen
• ouders kunnen na een klacht ook terecht bij de Commissie Leerlingenrechten (CLR)

10. Klachten

Bent u niet akkoord met de verwerking van uw gegevens?

1.    Contacteer KOBA Voorkempen via: schoolbestuur@kobavoorkempen.be

Indien u daarna nog steeds ontevreden bent, kunt u een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC)
Koning Albert II‑laan 15, 1210 Brussel
https://www.vlaamsetoezichtcommissie.be:

11. Wijzigingen

KOBA Voorkempen kan deze privacyverklaring aanpassen.
Wijzigingen worden steeds via het aanmeldingssysteem gecommuniceerd.